Privacyverklaring

Wie zijn wij

Solvrs.AI B.V. („Solvrs”), Keizersgracht 555, 1017 DB Amsterdam, KvK 99114232. Vragen over privacy stel je via info@solvrs.ai.

Website: wat we verwerken en waarom

• Contactformulier en intake: je naam, e-mailadres, je bericht en de antwoorden die je invult. We gebruiken die om je vraag te beantwoorden en een eventuele samenwerking voor te bereiden (grondslag: je verzoek en ons gerechtvaardigd belang). Het formulier loopt via Formspree; het bericht komt binnen in onze mailbox bij Google Workspace.
• Afspraak plannen: via de boekingspagina van Google Agenda. Google verwerkt wat je daar invult; wij zien je naam, e-mailadres en het tijdstip.
• Solliciteren: per e-mail. We gebruiken je gegevens alleen voor de sollicitatieprocedure.
• Analytics: Google Analytics, om te zien welke pagina's bezocht worden, niet voor advertenties. Je IP-adres wordt ingekort. Analytics-cookies plaatsen we alleen als je daar in de cookiebanner toestemming voor geeft. Weiger je, dan stuurt Google Analytics alleen een signaal zonder cookie (Consent Mode), waarmee we je niet over bezoeken heen kunnen herkennen. Je keuze wijzigen kan door de sitegegevens van solvrs.ai in je browser te wissen; de banner vraagt het dan opnieuw.
• Lettertypen: de site laadt lettertypen van Google Fonts. Je browser maakt daarvoor verbinding met Google, waarbij je IP-adres wordt doorgegeven.
• Hosting: de site draait bij Heroku (Salesforce). Die verwerkt technische gegevens, zoals je IP-adres, om de site te kunnen tonen.

Solvrs AI Platform: wie is verantwoordelijk

Het platform gebruik je via je werkgever of opdrachtgever („je organisatie”). Die is verantwoordelijk voor de gegevens in het platform; Solvrs verwerkt ze in opdracht, volgens een verwerkersovereenkomst. Heb je een vraag over je gegevens in het platform, stel die dan eerst aan je organisatie. Wij helpen je organisatie daarbij.

Waar de gegevens staan: bij het pakket Eigen omgeving in de cloud van je organisatie zelf; bij het pakket Standaard in Microsoft Azure in Zweden (Sweden Central).

Solvrs AI Platform: wat we verwerken

• Je account: naam, e-mailadres en rol. Je logt in met het account van je organisatie (Microsoft of Google); we bewaren daarvan alleen een vaste id, geen wachtwoord.
• Je gesprekken met de assistent, de uitkomsten van agents en concepten die je goedkeurt of afwijst. Alleen jij ziet de inhoud van je eigen gesprekken; beheerders van je organisatie zien van andermans gebruik alleen status en verbruik.
• Koppelingen met Microsoft 365 en Google Drive, alleen als je die zelf aanzet en toestemming geeft. Bij Google Drive kan het platform alleen de bestanden lezen die je zelf aanwijst, en alleen lezen. Toegangssleutels staan versleuteld opgeslagen. Ontkoppelen trekt de toegang in, ook bij Google.
• Verbruik per aanroep van het AI-model (aantal tokens, zonder inhoud), voor de kosten en de factuur.
• Een audit-log: wie wanneer wat deed, zonder de inhoud van gesprekken.
• Technische gegevens: sessies (met browsertype) en, voor bescherming tegen misbruik, je IP-adres.

Gegevens uit Google

Het gebruik en de doorgifte van gegevens die het Solvrs AI Platform via Google API's ontvangt, houden zich aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. Concreet: we gebruiken bestanden uit Google Drive alleen om de functies te leveren die jij in het platform gebruikt, we gebruiken ze niet voor advertenties, we verkopen ze niet, en we gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen. Mensen bij Solvrs lezen ze niet, behalve met jouw uitdrukkelijke toestemming, als dat nodig is voor beveiliging of als de wet het vereist.

AI-verwerking

Wat je aan de assistent vraagt, en wat een tool voor je ophaalt, gaat naar een AI-model om een antwoord te maken. In het pakket Standaard is dat Azure OpenAI van Microsoft, binnen de EU (regionaal of in de EU-datazone, nooit wereldwijd). Microsoft kan invoer en uitvoer tot 30 dagen bewaren om misbruik op te sporen. In het pakket Eigen omgeving gebruikt het platform het AI-account dat je organisatie kiest.

Je gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Het platform neemt geen besluiten over jou die alleen op automatische verwerking berusten: wat een agent wil wijzigen in een ander systeem, keurt een mens eerst goed.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Contactaanvragen: tot 2 jaar na het laatste contact. Ontstaat er een samenwerking, dan zolang die duurt, en gegevens die bij de administratie horen 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Sollicitaties: tot 4 weken na afloop van de procedure, of met je toestemming tot 1 jaar.
• Analytics: maximaal 14 maanden.
• Platform: zolang je organisatie het platform gebruikt, tenzij je iets eerder zelf verwijdert (een gesprek) of je organisatie je gegevens laat wissen. Sessies tot 30 dagen na afloop, gelezen meldingen 90 dagen, overige meldingen 365 dagen, IP-adressen voor misbruikbeperking 1 dag, technische logs 30 dagen, back-ups 7 dagen. Verbruik en het audit-log bewaren we zolang dat nodig is voor de factuur en de verantwoording. Na afloop van het contract met je organisatie verwijdert Solvrs de gegevens binnen 30 dagen, of geeft ze eerst terug als je organisatie daarom vraagt; back-ups verlopen daarna vanzelf.

Met wie we gegevens delen

We verkopen geen persoonsgegevens. We schakelen deze dienstverleners in: Google (Workspace, Analytics, Agenda en Fonts), Formspree (contactformulier), Heroku/Salesforce (hosting van de website) en Microsoft (Azure, voor het platform in het pakket Standaard). Een deel van hen verwerkt gegevens in de Verenigde Staten. Dat gebeurt op basis van de waarborgen die de AVG voorschrijft, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Daarnaast delen we gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht.

Beveiliging

Verbindingen zijn versleuteld. In het platform zijn de gegevens van elke organisatie in de database van elkaar gescheiden, zijn toegangssleutels versleuteld opgeslagen, krijgt iedere rol alleen wat ze nodig heeft, en wordt elke wijziging vastgelegd. De beheertools van Solvrs kunnen de inhoud van gesprekken niet lezen.

Je rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid van je gegevens, en je kunt een gegeven toestemming altijd intrekken. Mail daarvoor naar info@solvrs.ai; we reageren binnen een maand. In het platform kun je je eigen gegevens ook zelf downloaden via „Mijn gegevens downloaden”.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Verandert er iets in hoe we gegevens verwerken, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging.